経費精算について – Zendesk

社員の皆様へ、経費精算に関する重要なご案内です。業務に関連する経費を適切に申請し、迅速に精算を行うための手続きについてご確認ください。以下の内容に従い、必要な手続きを行っていただきますようお願いします。

業務に関連する以下の経費が精算対象となります。必ず業務に必要な支出に限り、精算申請を行ってください。

※私的な支出や業務に関連しない支出は精算できませんのでご注意ください。

経費精算を行う際には、以下の手順に従って申請してください。

経費精算書の記入
- 社内の経費精算フォーム（エクセルや専用システム）に必要事項を記入してください。
- 項目ごとに金額を入力し、経費の内容（目的、日付など）を具体的に記入してください。
領収書の添付
- 経費に関する支出を証明するため、必ず領収書や請求書を添付してください。領収書がない場合、経費精算は承認されません。
- クレジットカード利用明細書やオンライン支払いの証明書も領収書として認められる場合があります。
精算申請の提出
- 記入した経費精算書と領収書を経理部門に提出してください。提出方法は、社内の経費精算システムを利用するか、紙での提出となります。
- オンライン経費精算システムを使用している場合は、システム上で承認を得て、経理部門に提出します。
経理部門による確認
- 経理部門で精算内容を確認後、精算額を給与に反映させるための手続きを行います。誤りがあった場合、修正依頼を行うことがあります。
精算額の支払い
- 承認された経費精算額は、翌月の給与支払時に振込または給与明細に反映されます。

経費精算には提出期限があります。期限内に提出しないと、当月の経費として処理されない場合がありますので、以下の締め日を守ってください。

締め日を過ぎた場合、その月の経費精算は翌月処理となりますので、早めに申請をお願いします。

領収書の管理
すべての経費に対して、必ず領収書を保管し、経費精算時に添付してください。領収書がない場合は、精算が承認されません。
私的利用と業務利用の区別
業務に関連しない支出（私的な飲み物代や趣味に関連する支出など）は、経費精算対象外です。支出内容が業務に関連しているか、再度確認してください。
事前承認が必要な経費
高額な経費（例えば接待費、出張費など）については、事前に上司または経理部門の承認を得る必要があります。事前承認を得ていない経費については、精算が認められないことがあります。
経費申請の遅延について
期限を過ぎて経費精算を申請する場合、特別な理由が必要です。遅延が続くと、業務処理に支障をきたす場合があるため、申請は速やかに行ってください。

Q: 領収書を紛失した場合はどうすればいいですか？
A: 領収書を紛失した場合、その経費は精算できません。必ず領収書を保管し、提出前に内容を確認してください。

Q: クレジットカードで支払った場合、領収書がないときはどうすればいいですか？
A: クレジットカード利用明細書で代用できる場合があります。支払い内容が業務に関連することがわかるように、明細書を提出してください。

Q: 出張時に会社のカードを使っていない場合、どうすればいいですか？
A: 出張時の個人負担分については、必ず領収書を提出し、精算申請を行ってください。

経費精算に関する不明点がある場合は、以下の担当者までお問い合わせください。

経費精算は、業務に必要な支出を適切に申請する重要な手続きです。正しい手順で申請を行い、期日を守って提出することで、スムーズに精算が行われます。提出書類に不備がないように確認し、早めに申請を行いましょう。皆様のご協力をよろしくお願いします。